La P osición
Gestión administrativa de los eventos de Educación Médica continua de la división Salud Humana de Boehringer Ingelheim México, que se realicen en México, en cumplimiento de leyes, regulaciones, códigos y lineamientos de Ética y Compliance.
Tareas y Responsabilidades
- Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos de los eventos, garantizando la correcta ejecución, documentación y apego a las políticas internas en cada etapa del proceso.
- Validar y controlar las revisiones de costos en los que incurre la(s) agencia(s) al prestar los servicios de organización y logística de eventos (Pass Through Costs), asegurando que estén de acuerdo con las facturas entregadas por los proveedores conforme al cierre del evento.
- Gestionar las órdenes de compra de todos los eventos, así como dar seguimiento al proceso de pago a los proveedores, garantizando el cumplimiento en tiempos y apego a las políticas.
- Coordinar el proceso de contratación y pago de Speakers Nacionales e Internacionales y la correcta gestión documental.
- Gestionar el proceso de provisiones y cierre financiero de los eventos al cierre del año, asegurando el registro oportuno y correcto de facturas para el cumplimiento fiscal. Creación, gestión y aprobación de los records en Veeva Events acorde a los lineamientos y procesos establecidos por Compliance de todos los tipos de eventos.
Requisitos
Excluyentes
- Estar titulado/a en Licenciatura en Marketing, Negocios, Comunicación, Turismo, Administración de Empresas o afín.
- Experiencia de al menos 2 años en el área de eventos y/o manejo de proveedores, idealmente en compañías de la industria farmacéutica o en agencias.
- Conocimiento de tareas administrativas relacionadas a la organización de eventos. Inglés B2 intermedio.
Deseables
- Conocimiento y manejo de Docusign, CORA, FMV, Veeva Events (Deseable).
